Często zadawanym pytaniem jest: skoro nie ma norm i wytycznych to jak opisać jednoznacznie nasze potrzeby? Czy naprawdę nie ma narzędzi do skutecznego opisu i sporządzenia specyfikacji zamówienia? Skutecznego czyli takiego aby otrzymać “co się chce a nie co dają“. Prostą metodą jest zastosowanie listy kontrolnej i wyszczególnienie właściwości. Taka lista składa się z kilkudziesięciu punktów i podpunktów i opisuje wszystkie istotne parametry.
kliknij tutaj i pobierz darmowy poradnik >>>.
Miałem okazję prowadzić mini szkolenie o logistyce medycznej w tym o meblach medycznych. Cechy, właściwości, stosowane materiały, najczęstsze błędy w opisach i czego oczekiwać od dostawców. Spełniłem w ten sposób prośbę znajomego z działu zaopatrzenia dużej jednostki. Stwierdził: „jesteśmy za biedni by źle kupować”. Zwrócił uwagę na problem braku wiedzy i źródeł jej poszukiwania. W trakcie dyskusji o krzesłach jedna z uczestniczek zadała pytanie jak wspomóc pracę opiekunki starszej osoby. Opiekuje się starszą ciotką, która jest w zasadzie sprawna, ale ma problem z myciem. Do tej pory wstawiała sobie krzesło plastikowe (żadne inne się nie mieściło) do wanny, po czym wchodziła do niej i oddawała się toalecie. Krzesło jednak okazało się zbyt lekkie i przy wchodzeniu lub wychodzeniu było niestabilne. Parę razy się wywróciła i jak stwierdziła było z tego więcej szkody niż pożytku. Zwróciła w ten sposób uwagę na istotny problem. Te lekkie, ze względu na możliwość uniesienia przez starszą osobę krzesło było niestety niestabilne a wręcz niebezpieczne. Krzesło spełniało swoje pierwotne cele i cechy, ale to były inne cele. Inne, zaprojektowane przeznaczenie. Z drugiej strony, po co konstruować krzesło do wanny? Dedykowane rozwiązania do łazienek są przeznaczone głównie do natrysków a nie do wanien. Problem jest oczywiście rzeczywisty, ale jednak wydaje się być marginalny. Czy warto się nim zajmować? Warto! Pacjenci w szpitalach upadają i związane z tym obrażenia stanowią jedno ze zgłoszonych zdarzeń niepożądanych w szpitalu, co stanowi 6,4 procent wszystkich zgłoszonych zdarzeń niepożądanych, zdefiniowanych jako niespodziewane zdarzenia, które powodują śmierć lub fizyczne uszkodzenie ciała (Joint Commission, 2005; 2009). Można zatem w dużym uproszczeniu powiedzieć, że jest to 7 dodatkowych dni na każdy 1000 dni hospitalizacji związanych ze zdarzeniami niepożądanymi. Czyli ze statystyk szpitalnych widać, że jest problem. Zatem projektowanie odpowiedniego wyposażenia może być istotnym czynnikiem oszczędności!
Postanowiłem wykorzystać okazję i przeprowadzić szybką procedurę wytyczania celów w oparciu o metodę EBD (metoda EBD – opis). W ten sposób powstała lista kontrolna 8 celów i 33 cech dla krzesła do łazienki w domu dla osoby starszej lub nie w pełni sprawnej. Oczywiście dla każdego projektu w tym zakresie będzie podobna ale jednak inna checklista. Za każdym razem pozwoli nam w jasny sposób sformułować nasze oczekiwania wobec dostarczanych wyrobów. Na przykład lista kontrolna dla wyposażenia meblowego całego oddziału szpitalnego będzie inna, w jednym z projektów składała się z 10 celów i 58 cech. Na podstawie przeprowadzonej analizy i sporządzenia listy kontrolnej powstał prototyp krzesła do wanny. Przez wiele miesięcy był testowany w różnych warunkach włącznie z używaniem krzesła na basenie bezpośrednio przy wodzie. Prototyp spełnił większość celów. Okazało się, że Cel 6: poprawa skuteczności i komunikacji ze wszystkimi użytkownikami i obsługą okazał się nieistotny w tym projekcie. Jeśli chcesz zapoznać się z efektami tych prac i pobrać listę kontrolną celów i cech dla tego projektu oraz zobaczyć pierwsze przetestowane rozwiązanie:
