Automatyzacja apteki szpitalnej – moda czy konieczność.

Automatyzacja większości z nas, kojarzy się z przemysłem. Z maszynami ograniczającymi, eliminującymi lub zastępującymi fizyczną i umysłową pracę ludzką. Z komputerami i samoczynnymi maszynami wykonującymi określone czynności bez udziału człowieka. Wykonującymi pracę w ustalonym takcie i z określoną dokładnością. Często też wykonującymi pracę niemożliwą do wykonania przez człowieka. Automatyzacja apteki szpitalnej jest kolejnym etapem w rozwoju. Pierwszym (Apteka 1.0) było powołanie apteki klinicznej. Rozbudowa i integracja specjalizacji farmaceutycznych będących częścią cyklu terapii pacjenta. Apteka 2.0 to produkcja na miejscu, magazynowanie z komisjonowaniem, standaryzowanie metod i reaktywne planowanie zasobów. Natomiast automatyzacja apteki szpitalnej to automatyzowanie wybranych procesów, planowanie w oparciu o zapotrzebowanie, wzrost roli klinicznej apteki. Wprowadzenie automatów i robotów w aptekach w celu poprawy produktywności, efektywności i przede wszystkim unikanie błędów. To właśnie jest Apteka 3.0. Ale u progu stoi już nowe wyzwanie, nowa koncepcja. Nazywamy ją – Apteka 4.0 z fizycznymi systemami cybernetycznymi i inteligenta produkcja ale o tym innym razem. Wracając do tematu głównego: co wspólnego ma automatyzacja z opieką zdrowotną i leczeniem szpitalnym? Znamy pompy insulinowe pozwalające chorym na znacznie aktywniejsze życie. Znamy pojęcia takie jak sztuczna nerka lub sztuczne serce. Słyszeliśmy o robotach na sali operacyjnej, dzięki którym chirurdzy wykonują niewykonalne kiedyś zabiegi. Te pojęcia stały się już częścią naszej rzeczywistości. A co dalej? Czy są w szpitalnej codzienności procesy, które można automatyzować? Oczywiście, że tak. Najlepszym obszarem do automatyzacji są procesy powtarzalne, wymagające skupienia i uciążliwe. Uwalniające zasoby ludzkie. Dobrym miejscem automatyzacji procesów jest apteka szpitalna.
W nowoczesnej medycynie znacząco wzrasta nacisk na indywidualizowanie procesów leczniczych. Skutkiem jest zwiększanie liczby czynności i wzrost obowiązków farmaceuty szpitalnego. Przybywa pracy wymagającej coraz nowych umiejętności i kompetencji. Apteka szpitalna, staje się powoli małym przedsiębiorstwem farmaceutycznym. W efekcie wzrasta prawdopodobieństwo wystąpienia błędu. Pojawia się, zatem konieczność przestrzegania odpowiednich standardów. Tylko automatyzacja procesów pozwala sprostać wysokim standardom bezpieczeństwa. Wynika to z oczywistej obserwacji, że człowiek ma większe niż maszyna skłonności do popełniania błędów. Osiągnięcie sukcesu na tej drodze, wymaga standaryzacji pracy i odpowiednich narzędzi. To nie kwestia mody tylko konieczność. Dlatego warto rozwiać wątpliwości i negatywne opinie. Oto 4 główne mity z tym związane:

• Automatyzacja jest zbyt droga.
• Przestrzegamy przepisów i prowadzimy racjonalną gospodarkę lekową, więc nie mamy potrzeb w tym zakresie.
• Nie mamy wystarczającej ilości zasobów (ludzi, miejsca, środków finansowych itd.).
• Automatyzacja jest długa i zbyt wolna.

Automatyzacja jest zbyt droga.

To prawda, że źle przygotowana koncepcja automatyzacji będzie kosztowna, może wymagać stosunkowo drogiego sprzętu i w efekcie nie spełni oczekiwań. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele. Pozornie, mimo wiedzy jak „dzisiaj” działa automatyzowany obszar w aptece szpitalnej nie ma jednoznacznego opisu stanu docelowego. Innym źródłem kłopotów jest automatyzacja „punktowa”, czyli proste zastąpienie pracy ludzkiej. Pojawiają się wtedy niewystępujące wcześniej koszty dostosowania na poprzedzających i następnych etapach przebiegu procesu. Specjaliści mówią wtedy o zakłóceniu przepływu strumienia wartości. Daje to łatwy oręż przeciwnikom. Źródłem takich zakłóceń jest brak modelu funkcjonowania apteki, brak mapowania procesów i brak standaryzacji pracy. Prowadzi to do uwolnienia zbyt małych zasobów (ludzi, czasu, środków materialnych i finansowych, infrastruktury, wiedzy itp.), co czyni zmiany nieopłacalnymi lub nie aż tak opłacalnymi. O ile pojęcie mapowania jest intuicyjne o tyle standaryzacji już nie. Standaryzacja to najlepszy znany obecnie sposób bezpiecznego wykonania działania, który przynosi spodziewany rezultat i zapewnia najwyższą jakość. To kluczowa definicja z bardzo ważnym przesłaniem dotycząca całego szpitala. Praca standaryzowana nie oznacza standardu pracy. Standaryzacja nie oznacza wersji ostatecznej tylko najlepszego znanego obecnie sposobu.
Nie można zapominać, że wprowadzanie automatyzacji wymaga innowacji organizacyjnych i procesowych nie tylko w obszarze apteki. Należy na szpital spojrzeć, jako na całość, jako spójny, działający organizm. Dlatego konieczna jest zmiana paradygmatu rozwoju. Już nie „problem + algorytm = rozwiązanie”. Teraz należy się kierować zasadą „problem + oczekiwane rozwiązanie = algorytm”. Przykładem pułapki nie do końca wykorzystanych możliwości jest wprowadzany system dawki jednostkowej na pacjenta zwany popularnie Unit Dose. W wielu szpitalach na świecie dopiero drugi „system” się sprawdził, gdyż pierwotnie nie zostały dobrze opisane procesy i zabrakło standaryzacji pracy. Powodem było złe podejście „przeterminowane leki na oddziałach, nadmierne zużycie leków + Unit Dose = oszczędności w gospodarce lekowej”. To bardzo złe podejście !!!

Zwiększanie roli farmaceuty w farmakoterapii.

Apteka szpitalna musi sprostać coraz większej liczbie nowych wymagań. Wymuszają one podnoszenie standardów i walidacji związanych z tym procesów. Nie jest to już dzisiaj magazyn towarów. Rola farmaceuty w dzisiejszej aptece to pełny nadzór nad lekami, interakcjami lek – lek i lek – pożywienie oraz całą farmakoterapią. Farmaceuta szpitalny to zawód deficytowy z koniecznością ciągłego podnoszenia kwalifikacji i zwiększającą się odpowiedzialnością w całym procesie leczenia. Uwolnienie zasobów w tym obszarze jest trudne do przecenienia.

Redukcja odpadów

Większości aptek, które wdrożyły automatyzację procesów obserwuje zmniejszenie odpadów. Redukcja odpadów może wystąpić w więcej niż jeden sposób. Pełna kontrola nad lekami i pełna kontrola nad terminami ważności leków. Podział procesów na powtarzalne działania to także zmniejszenie liczby błędów, co ma istotny wpływ na zmniejszenie odpadów.

Unikania niepożądanych zdarzeń (ang. ADEs)

Zdarzenia niepożądane, choć w Polsce brak stosownych statystyk, mają bezdyskusyjny wpływ na koszty szpitala. Wprowadzenie wielokrotnej kontroli przy podaniu leku zaczyna się w aptece szpitalnej. Sprawdzanie dawki staje się rutynowym zadaniem, które nie wykorzystuje pełnego zakresu wiedzy farmaceuty. Farmaceuta ma wtedy czas na ścisłą współpracę z pozostałą częścią zespołu medycznego. Ostatni raport NIK-u w tym zakresie jest dowodem, nie na ogromny wzrost zdarzeń niepożądanych, tylko na rzeczywiste raportowanie tego zagadnienia.

Przestrzegamy przepisów i prowadzimy racjonalną gospodarkę lekową, więc nie mamy potrzeb w tym zakresie

Większość aptek nie ma wdrożonych rzeczywistych systemów zapewnienia jakości i bezpieczeństwa oraz dobrych praktyk wytwarzania. Utrudnia to uzyskanie dokładności i sterylności niezbędnej przy wytwarzaniu dawek leków niegotowych. Dodatkowo procesy produkcji opierają się w dużej mierze na zasadzie “ludzie kontrolują ludzi”. A ludzie nieuchronnie popełniają błędy. Nie ma systemu opartego na człowieku w stopniu spełniającym niezbędne wymagania. Jeśli apteka nigdy nie znajdzie błędu, system kontroli działa. Jeśli apteka znajduje błędy, co robi aby im zapobiegać? Ze względu na gorączkowy harmonogram w dotychczasowych aptekach nie ma procedury re-fasowania dawek. O wiele lepiej zaprojektować proces do odpowiedniej dawki od początku bez zbędnych następnych kontroli.
Zachowanie sterylności jest zawsze problemem w sytuacjach zaangażowania ludzi w proces. Ludzie są największymi „dostawcami” brudnych cząstek w pomieszczeniach sterylnych. Po wdrożeniu automatyzacji można uzyskać sterylność na wyższym poziomie.

Nie ma wystarczającej ilości zasobów, aby wprowadzić automatyzację teraz.

Automatyzacja po pełnym wdrożeniu nie wymaga obsługi wspomagającej działania. Obsługa może skupić się na innych zadaniach takich jak składanie zleceń, pobieranie ukończonych dawek, automatyczna apteka dostarcza tyle dawek na ile została przewidziana.

Automatyzacja jest zbyt długa i wolna.

Prawidłowo zautomatyzowany proces przygotowywania dawek w aptece jest przygotowany do ciągłej kontroli na każdym etapie przygotowywania leków. Weryfikuje kody kreskowe, odrzuca leki wycofane na każdym etapie. System weryfikuje na każdym poziomie w taki sam sposób i o wiele szybciej niż człowiek cały proces wytwarzania i przygotowywania dawek leków. System nie pracuje szybciej lub wolniej, nie choruje i nie chodzi na urlopy lub zwolnienie. Nie przemęcza się i nie spowalnia procesów. Po wdrożeniu automatyzacji zmniejsza się zapotrzebowanie na kontrole końcowe, co zwiększa tempo produkcji.

Zastosowanie technologii automatycznych wpływa na zmniejszenie kosztów opieki zdrowotnej, poprawy niezawodności, zmniejszenia ryzyka, zwalnia zasoby i poprawia efektywność w aptece.