Złe zakupy publiczne w ochronie zdrowia a bezpieczeństwo pacjenta

Złe zakupy w szpitalach wynikają często z braku rzetelnej analizy potrzeb przed przygotowaniem SWZ. Problem dotyczy całego spektrum dostaw: sprzętu medycznego, monitorów, wózków zabiegowych, mebli medycznych, systemów IT, usług sprzątania, logistyki, remontów i serwisu. Metodologia Evidence-Based Design, czyli EBD, pomaga ograniczać takie błędy, ponieważ łączy decyzje zakupowe z realnymi potrzebami pacjentów, personelu, epidemiologii, architektury i kosztów całego cyklu użytkowania.

Źle zaprojektowany szpital źle kupuje. Dlaczego reforma ochrony zdrowia musi objąć zakupy publiczne?

Debata o szpitalach i szerzej ochronie zdrowia w Polsce najczęściej koncentruje się na zadłużeniu, liczbie oddziałów, wynagrodzeniach personelu medycznego, kontraktach z NFZ, lokalnej polityce i funkcji szpitala jako dużego pracodawcy. To są ważne tematy, ale nie wyczerpują problemu.

Jednym z najmniej docenianych obszarów jest jakość zakupów publicznych w szpitalach.

Szpital może być formalnie dobrze zarządzany, mieć podpisane umowy, odebrane dostawy i poprawnie przeprowadzone przetargi, a jednocześnie kupować rzeczy, które w codziennej pracy nie spełniają oczekiwań pacjentów ani personelu. Takie zakupy są zgodne z dokumentacją, ale niezgodne z realnym życiem oddziału.

To właśnie tutaj pojawia się zasadniczy problem: szpitale zbyt często kupują produkty, a zbyt rzadko kupują rozwiązania realnych problemów organizacyjnych, klinicznych i logistycznych.

Czym są złe zakupy w szpitalu?

Zły zakup w szpitalu to nie tylko zakup za drogi albo podejrzany. Zły zakup to także taki, który:

• nie pasuje do architektury budynku,
• nie wspiera pracy personelu,
• nie poprawia bezpieczeństwa pacjenta,
• jest trudny do dezynfekcji,
• nie ma części zamiennych,
• nie jest kompatybilny z istniejącym wyposażeniem,
• generuje wysokie koszty serwisu,
• utrudnia logistykę,
• zwiększa hałas, stres lub ryzyko błędów,
• spełnia SWZ formalnie, ale nie spełnia potrzeb użytkowników.

W szpitalu cena zakupu jest tylko jednym z elementów decyzji. Równie ważny jest całkowity koszt użytkowania, czyli koszt serwisu, dezynfekcji, napraw, części zamiennych, przestojów, szkoleń, wymiany sprzętu i dostosowania przestrzeni.

Problem dotyczy całego spektrum dostaw towarów i usług

Zakupy szpitalne nie ograniczają się do aparatury medycznej. Codzienne funkcjonowanie placówki zależy od setek decyzji zakupowych, które obejmują:

• sprzęt medyczny,
• monitory komputerowe i diagnostyczne,
• wózki zabiegowe, lekowe i transportowe,
• łóżka pacjentów,
• meble medyczne i socjalne,
• systemy IT,
• oświetlenie,
• usługi sprzątania i dezynfekcji,
• pralnię,
• catering,
• transport pacjentów,
• serwis techniczny,
• remonty i modernizacje,
• wyposażenie magazynów,
• gospodarkę odpadami,
• usługi administracyjne i doradcze.

Każdy z tych zakupów może poprawić funkcjonowanie szpitala albo je pogorszyć. Każdy może ograniczać ryzyko albo tworzyć nowe ryzyka. Każdy może wspierać personel albo zmuszać go do codziennej improwizacji.

SWZ powinna wynikać z analizy potrzeb, a nie z kopiowania poprzednich przetargów

Specyfikacja Warunków Zamówienia, czyli SWZ, jest jednym z najważniejszych dokumentów w procesie zakupowym. Niestety, w praktyce bywa traktowana jako formalność. Często powstaje przez kopiowanie poprzednich postępowań, opisów katalogowych albo minimalnych parametrów technicznych.

To błąd.

Dobra SWZ powinna być wynikiem rzetelnej analizy potrzeb. Taka analiza powinna odpowiedzieć na pytania:

• Kto będzie używał produktu lub usługi?
• W jakim miejscu i w jakich warunkach?
• Jak często i z jakim obciążeniem?
• Jakie ryzyka kliniczne, ergonomiczne i epidemiologiczne trzeba ograniczyć?
• Czy produkt pasuje do istniejącej infrastruktury?
• Czy można go skutecznie czyścić, dezynfekować i serwisować?
• Czy da się go zintegrować z obecnym wyposażeniem?
• Jakie będą koszty użytkowania przez kilka lat?

Bez tych pytań SWZ opisuje przedmiot zamówienia, ale nie opisuje problemu, który zakup ma rozwiązać.

Przykład 1: zakup monitorów, które formalnie spełniają wymagania, ale są słabe w praktyce

Zakup monitorów do szpitala może wydawać się prosty. Wystarczy określić przekątną, rozdzielczość, jasność, złącza i gwarancję. Jednak w praktyce takie parametry są niewystarczające.

Monitor używany przez lekarza, pielęgniarkę, rejestrację, diagnostę lub personel administracyjny musi być dopasowany do konkretnego stanowiska pracy. Liczy się jakość obrazu, czytelność pod różnymi kątami, regulacja wysokości, stabilność podstawy, odporność na intensywne użytkowanie, łatwość czyszczenia i ergonomia.

Źle dobrany monitor może powodować zmęczenie wzroku, niewygodną pozycję pracy, problemy z odczytem danych, spadek efektywności i frustrację personelu.

W dokumentacji przetargowej wszystko może wyglądać poprawnie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy sprzęt trafia na oddział i okazuje się, że nie odpowiada realnym warunkom pracy.

Przykład 2: wózek zabiegowy, który nie wjeżdża na salę chory

Jeszcze bardziej widoczny problem dotyczy wózków zabiegowych, lekowych, opatrunkowych i transportowych. Wózek może mieć odpowiednią liczbę szuflad, blat roboczy, zamki, uchwyty, kółka i hamulce. Może dobrze wyglądać w katalogu i spełniać wymagania techniczne. Ale jeśli nie można nim wygodnie wjechać do sali chorych, zakup jest funkcjonalnie wadliwy. Powodem mogą być:

• zbyt wąskie drzwi,
• za mały promień skrętu,
• progi,
• ciasne korytarze,
• źle ustawione łóżka,
• brak miejsca przy pacjencie,
• kolizja z innymi meblami,
• brak stref manewrowych.

To nie jest detal techniczny. To przykład braku analizy architektonicznej i organizacyjnej przed zakupem.

W efekcie personel zostawia wózek na korytarzu, przenosi materiały ręcznie, wykonuje dodatkowe ruchy, traci czas i zwiększa ryzyko pomyłek. Zakup miał usprawnić pracę, ale w praktyce ją utrudnił.

Przykład 3: niespójny system logistyczny „od sasa do lasa”

W wielu szpitalach wyposażenie logistyczne jest przypadkową mieszanką produktów kupowanych w różnych latach, przez różne osoby i według różnych kryteriów. Każdy oddział ma inne wózki, szafki, pojemniki, zamki, koła, kosze, uchwyty i systemy przechowywania.

Na pierwszy rzut oka to tylko brak estetycznej spójności. W rzeczywistości to poważny problem operacyjny.

Niespójny sprzęt logistyczny oznacza:

• trudniejsze szkolenie personelu,
• brak wymienności elementów,
• wyższe koszty części zamiennych,
• trudniejsze naprawy,
• większe ryzyko błędów,
• chaos magazynowy,
• problemy z dezynfekcją,
• brak standardu pracy między oddziałami.

Szpital powinien budować standardy wyposażenia. Nie po to, żeby ograniczać konkurencję, ale po to, żeby zapewnić spójność serwisową, logistyczną, ergonomiczną i epidemiologiczną.

Przykład 4: meble medyczne kupowane bez metodologii EBD

Meble medyczne często są traktowane jako wyposażenie drugorzędne. To poważny błąd. W placówce ochrony zdrowia meble wpływają na zakażenia, upadki, ergonomię, hałas, stres, komunikację, bezpieczeństwo środowiskowe i koszty utrzymania.

Metodologia Evidence-Based Design, czyli EBD, zakłada, że projektowanie przestrzeni i wybór wyposażenia powinny być oparte na dowodach, analizie potrzeb i przewidywanych efektach użytkowych.

W przypadku mebli medycznych oznacza to pytania:

• Czy powierzchnie są łatwe do czyszczenia?
• Czy nie mają szwów, szczelin i porowatych materiałów?
• Czy są odporne na wodę i środki dezynfekcyjne?
• Czy krzesła mają podłokietniki i stabilną konstrukcję?
• Czy meble na kółkach mają blokady?
• Czy nie mają ostrych krawędzi?
• Czy są bezpieczne dla osób starszych, dzieci, pacjentów otyłych i osób z ograniczoną mobilnością?
• Czy ograniczają hałas i rozproszenia?
• Czy wspierają ergonomię pracy personelu?
• Czy producent dostarcza wyniki badań trwałości?
• Czy dostępne są części zamienne?
• Czy gwarancja obejmuje intensywne użytkowanie?

W efekcie dobry zakup mebli medycznych powinien uwzględniać m.in. higienę, bezpieczeństwo pacjentów, ograniczanie błędów przy podawaniu leków, redukcję stresu i hałasu, ergonomię, kompatybilność z istniejącym wyposażeniem, trwałość, gwarancję oraz dostępność części zamiennych.

To samo myślenie powinno być stosowane nie tylko do mebli, ale również do wózków, łóżek, monitorów, stanowisk pracy, systemów IT, usług sprzątania i remontów.

Przykład 5: usługi sprzątania kupowane bez analizy procesu

Usługa sprzątania w szpitalu nie jest zwykłą usługą porządkową. Jest elementem bezpieczeństwa epidemiologicznego.

Zły zakup usługi sprzątania może wynikać z tego, że przetarg koncentruje się głównie na cenie, liczbie pracowników i ogólnym opisie zakresu prac. Tymczasem w szpitalu trzeba uwzględnić:

• rodzaj oddziałów,
• ryzyko epidemiologiczne,
• materiały powierzchni,
• godziny największego obciążenia,
• procedury dezynfekcji,
• odpowiedzialność za sprzęt,
• przepływ pacjentów,
• dostępność personelu,
• kontrolę jakości,
• współpracę z personelem medycznym.

Jeżeli tych elementów nie ma w analizie potrzeb i SWZ, usługa może być tania, ale nieskuteczna. A nieskuteczna usługa sprzątania w szpitalu oznacza ryzyko zakażeń, konflikty organizacyjne i dodatkowe koszty.

Inne przykłady braku metodologii EBD w zakupach szpitalnych

• Brak analizy według EBD nie ogranicza się do mebli i wózków. Można go zauważyć w wielu obszarach.
• W systemach IT problemem jest zakup oprogramowania, które spełnia wymagania formalne, ale nie odpowiada realnemu przebiegowi pracy lekarza, pielęgniarki, rejestracji i diagnostyki.
• W remontach problemem jest projektowanie pomieszczeń bez analizy przepływu pacjentów, transportu łóżek, pracy personelu, akustyki, oświetlenia i dezynfekcji.
• W cateringu problemem jest koncentracja na cenie posiłku zamiast na temperaturze, dietach specjalnych, punktualności, dystrybucji i akceptowalności jedzenia przez pacjentów.
• W pralni problemem jest brak analizy rotacji bielizny, logistyki brudne-czyste, awaryjnych dostaw i trwałości tekstyliów.
• W serwisie technicznym problemem jest zakup sprzętu bez jasnego modelu napraw, czasu reakcji, dostępności części i odpowiedzialności producenta.
• W oświetleniu problemem jest nieuwzględnienie koncentracji, bezpieczeństwa podawania leków, komfortu pacjentów i zmęczenia personelu.
• W akustyce problemem jest ignorowanie hałasu, który zwiększa stres, rozproszenie i ryzyko błędów.

Dlaczego złe zakupy są tak kosztowne?

• Źle dobrany sprzęt wymaga obejść organizacyjnych.
• Źle dobrane meble szybciej się niszczą.
• Źle dobrany wózek wydłuża czas pracy.
• Źle dobrany monitor obciąża wzrok i ergonomię.
• Źle zaprojektowana usługa sprzątania zwiększa ryzyko epidemiologiczne.
• Źle wykonany remont wymusza kolejne poprawki.
• Brak części zamiennych skraca życie produktu.
• Brak standaryzacji zwiększa koszty logistyki i serwisu.

Dlatego najniższa cena zakupu nie oznacza najniższego kosztu dla szpitala. W ochronie zdrowia trzeba analizować całkowity koszt posiadania i użytkowania, a nie tylko wartość faktury.

Jak powinna wyglądać dobra procedura zakupowa w szpitalu?

Dobra procedura zakupowa powinna zaczynać się od analizy potrzeb, a nie od wyboru produktu. Najpierw należy opisać problem: co chcemy poprawić, jakie ryzyko ograniczyć i jaki efekt osiągnąć. Następnie trzeba przeanalizować użytkowników, przestrzeń, proces pracy, higienę, ergonomię, serwis i koszty cyklu życia. Dopiero potem można tworzyć SWZ.

W praktyce oznacza to udział wielu grup:

• lekarzy,
• pielęgniarek,
• fizjoterapeutów,
• personelu sprzątającego,
• epidemiologów,
• techników,
• logistyków,
• informatyków,
• administracji,
• pacjentów lub ich przedstawicieli.

Zakup szpitalny nie powinien być decyzją wyłącznie administracyjną. Powinien być decyzją kliniczno-organizacyjną.

Najważniejsze pytania przed zakupem sprzętu, mebli lub usługi dla szpitala

Przed zakupem warto zadać następujące pytania:

• Jaki problem ma rozwiązać ten zakup?
• Czy produkt lub usługa pasuje do realnej organizacji pracy?
• Czy sprawdzono warunki architektoniczne?
• Czy personel testował rozwiązanie przed zakupem?
• Czy produkt można skutecznie myć i dezynfekować?
• Czy rozwiązanie ogranicza ryzyko zakażeń, upadków lub błędów?
• Czy jest ergonomiczne dla personelu?
• Czy jest bezpieczne dla pacjentów starszych, otyłych i z ograniczoną mobilnością?
• Czy pasuje do istniejącego wyposażenia?
• Czy producent zapewnia dowody trwałości i bezpieczeństwa?
• Czy dostępne są części zamienne?
• Czy gwarancja obejmuje intensywne użytkowanie?
• Jaki jest całkowity koszt użytkowania przez kilka lat?

Takie pytania powinny poprzedzać zapisy SWZ. Inaczej szpital ryzykuje, że kupi produkt zgodny z przetargiem, ale niezgodny z potrzebami oddziału.

Rzetelna reforma szpitali musi objąć kulturę zakupową

Rzeczywista reforma ochrony zdrowia musi objąć kulturę zakupową, ponieważ zakupy publiczne decydują o bezpieczeństwie pacjentów, ergonomii pracy personelu, jakości infrastruktury, logistyce i kosztach funkcjonowania placówek medycznych. Zła SWZ, przygotowana bez analizy potrzeb, prowadzi do zakupu sprzętu, mebli, usług i systemów IT, które formalnie spełniają wymagania przetargu, ale nie sprawdzają się w codziennej pracy. Rzetelna reforma wymaga stosowania analizy potrzeb, metodologii EBD, oceny całkowitego kosztu użytkowania i standardów zakupowych.

Potrzebujesz checklisty z pytaniami i wyjaśnieniami? Napisz